Upprepar du uttalandet ”Kolla gärna i skräpposten, mail kan hamna där ibland!”? Det ska du inte behöva göra med rätt inställningar för mailen, nyhetsbrev och på hemsidan.
Ska din hemsida skicka mail via kontaktformulär eller skickar du ut nyhetsbrev? Då behöver du ha rätt inställningar för att mail ska komma fram och inte markeras som skräppost. Här beror det lite på vilken funktion det är som ska skicka mail, jag kommer beskriva vad du ska göra i de olika fallen.
Det ska tilläggas att det här med spamfiltrering är en halv vetenskap, och denna artikel enbart tar upp det mest grundläggande. Men det här räcker för de allra flesta användare som har en hemsida, webbutik, e-kurser, nyhetsbrev och liknande. Behöver man mer avancerande funktioner för att skicka e-post, så har man troligtvis redan hjälp eller en hel del kunskap, och den här artikeln är då obsolet.
Skicka epost-meddelanden(t.ex. vanlig epost eller nyhetsbrev)
För att mottagarens e-postserver ska veta att det mail som kommer skickas från rätt plats av rätt person finns det några inställningar man behöver göra.
När det gäller din vanliga e-post görs den här inställningen troligtvis automatiskt från ditt webbhotell. Men om du upplever att din e-post hamnar i skräpposten hos mottagare, så kan du behöva kika lite närmare på detta.
Samma sak gäller i allra högsta grad för din nyhetsbrevsleverantör, om du använder en extern sådan, som t.ex. MailerLite eller Get A Newsletter.
Kort och gott handlar det om att du behöver berätta för omvärlden att du får skicka mail via den aktuella servern, t.ex. nyhetsbrevsleverantören, och det här gör du genom att lägga till ett SPF-record till din domäns DNS-zon, en s.k. DNS-pekare.
”Jaha, här slänger hon sig med massa konstiga förkortningar!” tänker du nu kanske. Jag ska inte gå in på exakt vad de, men jag ska försöka förklara hur du kollar upp hur det ligger till för din domän och var du hittar information för att rätta till det.
Allra enklast är såklart att du kontaktar supporten hos ditt webbhotell/din epostleverantör eller din nyhetsbrevsleverantör och frågar om alla inställningar är som de ska. Men du kan även kolla en del saker själv, och det är här förkortningarna kommer in.
För att kolla om du har ett SPF record, så behöver du hitta dina DNS-pekare som hör till din domän hos ditt webbhotell, det kallas även DNS-zon. Den här hittar du någonstans i närheten av din domän i användargränssnittet hos webbhotellet där du har din domän.
Du kan även använda ett verktyg för att göra en DNS-sökning utan att logga in på ditt konto, t.ex. Googles verktyg som du hittar här.
Du skriver då in din domän under ”Namn”, i mitt fall ska det stå naturligtvismedia.se där. Sedan väljer du ”TXT” i listen under, och då ska det dyka upp någon som ser ut ungefär så här:
TTL kan man säga är pekarens giltighetstid, och det är inget du behöver fundera på. Men under ”Value” ser du här att det står v=spf1 och sedan include:. I exemplet ovan betyder det att jag vill tillåta att mail skickas med min mailadress från min nyhetsbrevsleverantör Mailerlites servrar (mlsend.com) och mitt webbhotell där jag har mailen (beebyte.se).
Informationen om exakt vad som ska stå här får man från sin leverantör. När det gäller din epost, får du det från ditt webbhotell om du har epost där, eller t.ex. Microsoft eller Google om du använder deras mailtjänst. Eller vem du nu använder som nyhetsbrevsleverantör.
Om du har Loopia, så kan du tex. söka på Loopia SPF med din favoritsökmotor, och då hittar jag t.ex. den här hjälpartikeln. De flesta epostleverantörer bör ha en guide för detta, du kan såklart även fråga din mailleverantörs support.
Lite extra info: Söker man på detta hittar man i dessa sammanhang även förkortningarna DKIM och DMARC. Oftast räcker det med SPF som ovan beskrivet.
Skicka mail från hemsidan (t.ex. via kontaktformulär eller webbutik)
Om din hemsida ska skicka mail, t.ex. via ett formulär eller för att du har en webbutik, så kan du behöva tillåta hemsidan att skicka mailen direkt via din mailserver. Gäller det kontaktformulär som skickar mail till din egen mailadress så brukar det funka bra även utan att göra dessa inställningar, men jag brukar alltid rekommendera att man gör det här, just för att mail inte ska missas någonstans.
I WordPress görs detta enklast genom att installera ett tillägg, och här rekommenderar jag WP Mail SMTP, där gratisversionen ger den grundläggande funktionalitet som behövs.
Inställningarna du behöver hittar du hos din mailleverantör, dvs t.ex. ditt webbhotell.
TIPS! Jag brukar alltid rekommendera att skapa en ny mailadress för ändamålet, eftersom man måste skriva in lösenordet till mailen i tillägget. Om man använder sin vanliga mailadress, och sedan byter lösenord, så kommer nämligen hemsidan inte kunna skicka mail längre om man inte också kommer ihåg att uppdatera lösenordet på hemsidan.
Sedan vidarebefordrar man all mail från funktionsmailadressen till den mailadressen man använder dagligen, för att man ska slippa kontrollera en till mailadress.
SMTP-värd: kan även kallas utgående mail server eller bara mailserver.
SMTP-användarnamn och SMTP-lösenord är de uppgifter du använder för att logga in i t.ex. webbmailen, oftast är det din mailadress och ditt valda lösenord.
Information om kryptering och SMTP-port hittar du också hos ditt webbhotell.
Skicka alltid ett testmail med den inbyggda funktionen, så du ser att mailen kommer fram som de ska, då vet du att du har rätt uppgifter!
(Använder du Microsoft 365 som mailleverantör, så krävs betalversion av tillägget, och för detta kan det finnas andra lösningar som fungerar lika bra men är gratis.)
Vill du ha hjälp?
Varmt välkommen att kontakta mig!